¿Cómo implementar una administración de procesos eficiente?
Todas las actividades implementadas en una empresa, tienen como finalidad traer múltiples beneficios a la misma. De este punto parte la razón del por qué es de vital importancia para las pequeñas y medianas empresas implementar un sistema de administración de procesos.
Gracias a un sistema de gestión empresarial, todas las pequeñas y medianas empresas son capaces de gestionar todos sus procesos de una manera mucho más eficiente.
Así mismo, actividades como la recopilación y la manipulación de datos, los objetivos específicos y generales, la producción, la comunicación y entre otras se ven mucho más beneficiadas. Por lo tanto, la empresa genera muchos más ingresos y mantiene tanto a sus empleados como a sus clientes contentos.
Etapas de la administración de procesos empresariales
Así como la gestión empresarial plantea soluciones para cada uno de los problemas, cada uno de los procesos sugeridos necesita una serie de pasos para que se puedan llevar a cabo. La administración de procesos nos ayudará en:
- Planificación
La planificación de los procesos administrativos suele ser la más importante ya que es la que establece todos los objetivos principales y secundarios, así como todas las metas a alcanzar en corto, mediano y largo plazo.
Por otra parte, también se establecen todas las estrategias que mejor se adapten a los procesos planteados, además de construir un plan de actividades y recursos necesarios para el desarrollo.
- Organización
Esta es la parte del proceso donde se le da una forma mejor a todo lo que ya se tiene planificado. Se crearán muchas más estructuras donde se establecen todo tipo de asignaciones al personal, así como las fechas y los horarios en los que se realizarán las actividades.
En esta fase, lo que se busca es que todo el personal involucrado esté totalmente coordinado y al tanto de lo que se debe realizar. Para que las actividades se realicen en conjunto y el resultado sea siempre el esperado.
- Dirección
Esta es la fase en la que se ejecuta todo lo que ya está coordinado, y por lo tanto necesita de una persona que motive a todos los empleados a llevar a cabo sus tareas asignadas. Así como también se necesita que supervise y comunique todo tipo de información que pueda surgir mediante la realización de las actividades.
La persona que lleve el mando de todos estos procesos debe ser alguien que sepa relacionarse muy bien con todos los miembros del equipo . Para que exista una buena comunicación y no haya ningún tipo de inconveniente.
- Control
En esta fase, lo que se busca es medir todos los resultados obtenidos hasta el momento, con la finalidad de mejorar todo lo que sea necesario. Así como de asegurar que todos los procesos se están llevando a cabo correctamente, y los objetivos sean los mismos.
Esta etapa ofrece la oportunidad de mejorar todos los eslabones débiles de la cadena, así como de ratificar a los fuertes para seguir mejorando la empresa.
¿Cómo hacer que la administración de procesos sea más eficiente?
A pesar de que se puedan tener todas las etapas de la administración claras, hace falta de ciertos aspectos para que todo pueda funcionar muy bien.
- Comprender la función de cada uno de los procesos
Todas las personas del equipo deben saber la finalidad de cada uno de los procesos asignados, con el fin de que los resultados sean los esperados.
- Implementar un sistema para optimizar los procesos
Un sistema ERP de gestión empresarial, como SAP Business One, es una opción perfecta para que todos y cada uno de los procesos a realizarse estén perfectamente organizados y en control.
- Aplicación de las tecnologías de gestión empresarial
La tecnología va de la mano con el éxito, por eso las pequeñas y medianas empresas obtienen una gran ventaja cuando implementan recursos empresariales como el ERP para mejorar todos y cada uno de sus procesos.
- Implementación y soporte
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