¿Cómo hacer más eficiente la gestión de procesos en 5 pasos?

Para todas las PyMEs, resulta casi indispensable implementar un sistema de gestión de procesos. En una vista general, esta gestión permite la optimización de todo tipo de actividad que se lleve a cabo en la empresa. 

De esta manera, se puede obtener una visión globalizada de lo que es el funcionamiento completo de la misma. Para llegar a ese fin, las PyMEs establecen estrategias, las cuales deberán seguir para cumplir con los objetivos planteados. 

Es justamente en ese punto en donde recae la importancia de implementar una gestión de procesos, ya que mediante ella, se busca sistematizar y traducir la estrategia a seguir en los sistemas de gestión, por medio de todos los procesos, con el fin de cumplir todos los objetivos propuestos. 

5 pasos para implementar la gestión de procesos en tu empresa

Ya sabemos que implementar la gestión de procesos es vital para el buen funcionamiento de los mismos. Sin embargo, siempre será necesario que dicha gestión esté en constante optimización. 

Con el fin de ser más eficientes cada día, será necesario implementar medidas alternas que ayudarán a que la gestión de procesos sea mucho más eficiente, rápida y con mejores resultados.

1. Identifica los procesos y los recursos implicados

Uno de los pasos más importantes para la optimización de la gestión de procesos es definir exactamente el proceso y, por consiguiente, establecer cuáles son los recursos necesarios para llevarlo a cabo: tiempo que se deberá invertir, materiales necesarios, tecnologías ERP para pequeñas y medianas empresas, el costo de las operaciones, entre otros. 

2. Definir todos los procesos que conforman la organización

Este punto tiene como objetivo conocer todos los indicadores de cada una de las áreas de la empresa, con el fin de saber cuál debe mejorarse. Siempre es recomendable modificar cada uno de los indicadores por sí solo. Esto asegurará un resultado óptimo, y permitirá que la empresa se adapte a las mejoras. 

3. Planificar el proyecto que se llevará a cabo

Cuando ya se tengan establecidas las fases y todos los indicadores a mejorar, es momento de diseñar el proceso de la misma, con el fin de plantear cuáles serán los objetivos a alcanzar. En esta etapa, se deberán establecer los recursos tecnológicos necesarios para llevar a cabo el plan, y medir sus resultados.

4. Analiza los datos para seguir mejorando los procesos

Todos los datos obtenidos deberán ser rigurosamente analizados para asegurarnos de que las mejoras dieron buenos resultados. La comparativa entre los datos anteriores y los nuevos suele arrojar claras señales que nos dirán si lo realizado dio los resultados esperados. De esta manera, sabremos qué debemos mantener igual, y qué seguir mejorando. 

5. Importante mantener un seguimiento continuo

Una vez realizadas las mejoras, no acaba el trabajo allí. Será necesario que periódicamente se realice un análisis de los procesos en general, con el fin de asegurarse de que todo marche perfectamente. Toda la información recolectada, deberá ser analizada y almacenada, con la finalidad de tener un panorama claro de cómo ha ido evolucionando la empresa. 

Ventajas de implementar la gestión de procesos

Una de las principales ventajas que se generan luego de implementar la gestión de procesos es que permite tener una mejor interacción y conexión entre todos los diferentes procesos que ocurren en el sistema. 

Así mismo, permite a todos los empleados tener una mejor visión de todos y cada uno de los procesos que constituyen la operación completa. 

Por otra parte, gracias al mapa de procesos es posible documentar toda la información que tenga que ver con los mismos desde el funcionamiento, recursos o responsables, entradas y salidas. 

Esto llevará como resultado que todas las funciones de la empresa estén mucho más organizadas y distribuidas. La información obtenida no estará en riesgo de perderse, y los objetivos planteados se cumplirán satisfactoriamente. 

Hablando de este punto, destacamos a SAP Business One como uno de los mejores sistemas ERP para mejorar y automatizar toda la gestión de procesos. Cuenta con una excelente seguridad y un sistema de gestión muy organizado que será ideal para tu empresa.

Táctica TI se ha especializado en la gestión empresarial junto con SAP Business One hasta convertirse en los mejores aliados en optimización de procesos y gestión empresarial del mercado.

Táctica TI  es una empresa modelo y confiable que garantiza seguridad y provee la herramienta ERP líder en el mercado. Además de ello, ofrece asesorías, licencias, desarrollo de proyectos y soporte al cliente. 

¿Quieres saber más? ¡Contáctanos!