¿Es buen momento para invertir en tecnología?

Generalmente tomamos decisiones basados en lo que conocemos y eso nos ayuda a prever ciertas situaciones tanto a nivel personal como de negocio.

En el caso de México sabíamos de los retos políticos y económicos que enfrentábamos, pero lo que no estaba en nuestro panorama fue la llegada de una pandemia a nivel mundial…siendo sinceros, ¿quién piensa en eso?, pues bien, después de impactarme con las noticias, decidí que la mejor forma de ayudarnos y ayudar es compartiendo tips o propuestas a considerar en esta época de crisis.

Lo primero son los hechos, estamos ante una expectativa de cambio nunca vista por muchos de nosotros, es decir, invariablemente tendremos afectaciones en las diferentes industrias. El reto para todos es cómo hacer que dure el menor tiempo posible, que el impacto sea lo más controlado que se pueda y que sentemos las bases para el crecimiento.

Quiero hacer énfasis en el tema de la tecnología, creo que ahora más que nunca es momento de sacar el mayor provecho de esta. El día de hoy muchos estamos presenciando que es posible manejar una empresa desde casa. Revisemos algunos temas clave:

• ¿Sabes en qué gastas? ¿Cuánto tiempo te lleva revisar tus gastos y desviaciones del presupuesto? Es importante revisar los conceptos de gastos, ver en que puedes tener una reducción, planear mejor y controlar sus desviaciones. Todo ello sin que te lleve demasiado tiempo y puedas tomar acciones rápidas para no afectar la operación del negocio.

• ¿Cómo se va a comportar tu negocio bajo el reto que tenemos? ¿tus ventas? ¿tu cobranza?  Haz un nuevo escenario de los ingresos a diciembre de 2020, analiza los picos más bajos, para comenzar desde ya a revisar y replantear tu deuda e ingresos.

• ¿Has hablado con tus principales clientes y con tus colaboradores? ¿Pudiste expresarle a tus proveedores tus escenarios? Es momento de acércanos a todos nuestros socios comerciales, estrechar alianzas y evitar la pérdida de alguno; habla con ellos para conocer qué están haciendo hoy y qué van a hacer a corto plazo ante las circunstancias; veamos si podemos pactar con ellos condiciones especiales tanto de venta como de compra. Negocia la deuda en caso necesario buscando beneficios para ambos. Lo más importante para hacerlo es tener certeza de nuestra realidad.

• ¿Tienes mercancía de baja o nula rotación? Es buen momento para analizar y decidir lo más conveniente, si la estrategia es por ejemplo venderla, hay que realizar un conteo físico para validar las existencias y la calidad del producto, lo último que queremos es inventario rezagado que no está generando ingresos pero sí costos, en especial si tenemos afectación por el tipo de cambio y/o somos importadores.

•  ¿Tipo de cambio sumamente inestable? Revisa qué y cuáles de tus insumos pueden ser surtidos de forma local, te lo agradecerá tu presupuesto y activaremos la economía.

• Con esta situación de Home Office ¿cómo cambiaste?: ¿cuentas con una plataforma que te haya permitido hacer una rápida transición?, ¿la empresa es eficiente?, ¿haces lo mismo en menos tiempo? ¿puedes mejorar los procesos? Si respondiste afirmativamente a una o varias de estas preguntas volteemos a la tecnología, es momento de revisar que procesos podemos automatizar y hacerlo eficiente con una infraestructura que no dependa de que una parte o la totalidad del equipo de trabajo se encuentre en las instalaciones de la empresa.

• ¿Estás innovando? Todo proceso de cambio lleva oportunidades y quienes las tomen serán los más beneficiados. Es momento de ver si podemos generar nuevos productos, productos sustitutos con proveedores locales o diversificar con otras líneas de negocio.

• ¿Tienes en tu empresa algún sistema que te ayude a hacer eficiente o controlar tu presupuesto, gasto, ingreso? ¿Tienes reportes oportunos sencillos de manejar y obtener? Desde hace varios años se habla de la transformación digital, la industria 4.0 y empresas livianas.  Como puedes observar, gracias a la flexibilidad de la tecnología, varias de las herramientas ya nos permiten seguir operando desde casa. Si no cuentas con ellas, hay diferentes opciones en el mercado, mismas que hemos analizado y hoy en Táctica podemos asesorarte y acompañarte en su implantación de las que consideramos las mejores soluciones:

• Infraestructura. Si estabas por invertir en un servidor físico o estás preguntándote si es momento de entrar a la nube, no pongas en riesgo tu negocio (nadie sabe lo que tiene hasta que pierde el servidor junto con tus datos) y piensa en una solución en nube. Estas tienen una serie varias ventajas no solo económicas, mismas que te presentaremos en futuros blogs.

• Licenciamiento. Opta por licencias en renta

• ERP SAP Business One. Si estás pensando en invertir en un ERP (recordemos el punto de automatización de procesos y gestión) opta por licenciamiento en renta que te permitan flexibilizar tu compra iniciando con las licencias que requieres e ir incrementando o disminuyendo conforme a tus necesidades. En caso de que ya cuentes con uno toma capacitaciones, es importante que conozcas las herramientas que tienes, hay muchas opciones para hacerlo al menor costo posible o incluso gratis y actualízate en su uso, pregunta que herramientas o módulos tiene para control por ejemplo de presupuestos, valida el proceso con el que estás trabajando y compara contra las nuevas funcionalidades, tal vez sea necesario invertir, pero puedes ahorrar dinero a la larga con estos automatismos.

• Office 365. Con aplicaciones y bondades más allá de un Office tradicional, en renta mensual por usuario, donde te evitas muchos problemas como la pérdida de licencias al formatear un equipo, que trae a la empresa un costo adicional no esperado y un riesgo de penalización en caso de una auditoría de software. Si ya eres un colaborador Office 365, explótalo, tiene muchísima funcionalidad subutilizada, desde compartir un archivo en edición simultánea, Teams para conferencias remotas (ahorrando en otras soluciones como Team Viewer, Skype empresarial, etc.) hasta herramientas que te permiten automatizar procesos alternos.

• BI o Analítica de datos con Power BI. Regresamos al punto 1. Seguramente tienes muchísima información que analizar y lo que se necesita son herramientas que te ayuden a mantener el control del negocio y a tomar decisiones cuando sean necesarios pero que sean de fácil lectura y en tiempo real. Con herramientas de analítica de datos tienes en algunos paneles toda la información de tu negocio concentrado.

En Táctica TI tenemos diseñados para cada reto, herramientas que te pueden ayudar hacer más eficiente, por ejemplo, desde tableros de control de gastos y presupuestos donde te avisaremos vía correo electrónico cuando los puntos de control se están excediendo, hasta implementaciones completas de ERP. La experiencia que tenemos trabajando con empresas en crecimiento nos ayuda a sensibilizarnos sobre los retos que tenemos todos y la forma de abordarlos juntos.