La realidad del mundo hoy en día quedará en la memoria de todos como los momentos en que las personas tuvieron que aislarse para cuidar de su salud y la de otros, esta pandemia también ha dado paso obligado a que las empresas hayan tenido que cambiar su forma de trabajo aún sin haberlo previsto o planeado.

El trabajo colaborativo a distancia es y será la nueva realidad de muchas empresas que hoy en día basan sus actividades y trabajo operativo de manera presencial, y si bien sabemos hay empresas o giros que difícilmente pueden cambiar toda su mecánica de trabajo a una colaboración remota, tendrán que adaptarse a esta nueva realidad de trabajo a distancia, es por eso que me he dado a la tarea de poder sugerir cómo mejorar este trabajo colaborativo a distancia y algunas ventajas de ello.

El uso de herramientas, cómo lo es el ecosistema de Office 365, ofrecen soluciones a los dolores que tienen las organizaciones como lo son:

  • Colaboración dispersa, archivos o documentos por todos lados, compartidos sin control ni seguridad.
  • Contratación de diversas herramientas de terceros que generan una alta demanda de las áreas de tecnologías; pero si no hay un área establecida de sistemas, buscar ayuda de diversas personas que no son expertas en ellas incrementa el costo de capacitación además de la poca interacción entre éstas.
  • ¿Aplicaciones móviles? A veces ni siquiera se piensa en esta solución por su alto costo y mantenimiento.

Los beneficios de tener una colaboración a distancia, sobre todo a las PyMEs, tienen un mayor impacto ya que se puede ahorrar en tiempos y esfuerzos mal canalizados que se pudieran aprovechar de otra forma, por ejemplo:

  • Orden y control en archivos y documentos, todos disponibles en tiempo real y en línea para que uno o varios colaboradores puedan trabajar con ellos versionándolos y pudiendo trabajarlos en un dispositivo móvil.
  • Colaboración a distancia, con herramientas como Teams que ayuda a tener a la organización conectada en todo momento, estableciendo canales de comunicación como videoconferencias, chats, colaboración entre grupos de trabajo y compartiendo planes de trabajo, indicadores con Power BI u otras aplicaciones creadas en Office 365.
  • Aplicaciones móviles o en web que ayuden a la empresa a facilitar algunos procesos muy manuales, todo esto hecho con Power Apps, que son herramientas llamadas de “low code” que permiten generar soluciones en muy poco tiempo.
  • Automatización de procesos empresariales con Power Automate que ayudarán a disminuir el tiempo que nos llevamos en hacer alguna tarea repetitiva o que requiera colaboración o autorizaciones a distancia, pudiéndolo conectar a herramientas de terceros y propias de Office 365 de forma sencilla o tan compleja como se requiera.
  • Seguridad de la información en todo momento limitando permisos de acceso a documentos por área o persona, además de que la información hacia fuentes de datos está cifrada en todo momento.

Las mejoras de trabajar a distancia radican en un buen orden y conocimiento básico de las herramientas de trabajo, con esto haremos que nuestro trabajo de día a día sea más práctico y nos ahorre tiempo en tareas que no dan un valor a la organización.

Ahora bien, hay que recordar que hay que iniciar de algún punto, y eso lo explicamos en Transformación Digital, retos de la empresa en crecimiento, que nos da una visión de los retos de a transformación digital, así cómo es que las herramientas colaborativas ayudan a mejorar el trabajo a distancia.

En conclusión, hay que iniciar siempre de algún punto de referencia (Guía de digitalización de procesos en la PyME) para saber qué rumbo debo tomar en el mejoramiento del trabajo a distancia, esto traerá beneficios en disminuir tiempos muertos o de poca relevancia al negocio, aprovechando las nuevas tendencias tecnológicas y sobre todo, cuidando nuestra salud, ya que si existen buenas base de soluciones operativas y tecnológicas, el trabajo a distancia será la nueva realidad de nuestras empresas aumentando la productividad de los colaboradores.