¿Cómo lograr una implementación exitosa de un ERP?
Una vez que en la organización se ha tomado la decisión de invertir tiempo, presupuesto y otros recursos en la implementación de un ERP, se debe tener en mente que este proceso será arduo, pero considerando distintos factores antes, durante y después se pueden evitar una serie de situaciones que resulten en atrasos, fricciones innecesarias o hasta resulte en una experiencia poco satisfactoria y estresante.
Los problemas o situaciones que puedan darse en la implementación pueden ser tan variables de acuerdo con el tipo, giro, tamaño e incluso por el capital humano (tanto del cliente como del proveedor), que no existe una guía exacta de cómo atacarlos, pero si dependerá en gran medida de la experiencia de la casa consultora y del seguimiento y atención del cliente para mediarlos en conjunto.
En este blog ofrecemos 5 factores que consideramos clave en este proceso:
- Analizar y cuidar los objetivos
En una etapa previa comercial fueron definidos los objetivos generales a perseguir en el proyecto, mismos que deben detallarse en el análisis formal de los procesos, describirse ampliamente y determinar en conjunto con el cliente la prioridad de los requerimientos a generarse en la configuración.
Es importante considerar que la solución de todas las necesidades de negocio se hará en distintos proyectos, a través de un ciclo de mejoras en donde la organización debe ir madurando sus procesos apoyada en el uso de la herramienta.
- Comunicación constante
Plantear los beneficios que la implementación traerá a cada empleado en su labor diaria es una buena forma de comenzar integrando a los miembros responsables de cada departamento.
Desde el plan de proyecto general como los tiempos y actividades a detalle deben darse a conocer a todos los involucrados, remarcando la relevancia e impacto que tienen en la empresa. Si existe algún cambio en el alcance, tiempo o costo deberá conciliarse previamente con el líder y patrocinador del proyecto para tomar la mejor decisión.
- Equipos de implementación
Tanto el cliente como el proveedor deben contar con equipos compuestos por un líder de proyecto, cuya influencia, experiencia y poder de decisión sean clave en el proceso de implementación y de un consultor y usuarios para realizar las ejecuciones de las actividades que se indiquen en los planes de trabajo.
Dependiendo del tamaño y tipo del proyecto, podría requerirse de una estructura en donde se designe a una persona por departamento denominada Key User o Usuario Clave, mismo que se destaque por el conocimiento profundo de los procesos y cuente con habilidades técnicas para poder capacitar y dar soporte en la puesta en marcha, preparando a la organización para su funcionamiento continuo sin la dependencia de la casa consultora.
- Apoyo de dirección
El cambio puede ser complejo para los colaboradores de la organización, por ello siempre se debe contar con el respaldo y seguimiento de parte de dirección para poder intervenir o dar empuje en los momentos necesarios y evitar que se generen situaciones que deriven en atrasos, resistencia al cambio o poner en riesgo una parte o la totalidad del proyecto.
Será de vital importancia que el líder del proyecto del lado del cliente pudiendo contar con la casa consultora en todo momento, estén informando el estatus general, los avances, atrasos y respuesta del capital humano ante cada fase del proyecto.
- Metodología de implementación
Ninguna de los factores anteriores podría darse adecuadamente si no existe del lado del proveedor una metodología de implementación clara y adecuada a seguir desde el inicio del proyecto, compuesta de varias fases, cada una encargada de administrar y detonar distintos factores tanto funcionales como tecnológicos y organizativos, por ejemplo: gestión de equipos, conocimiento del producto, dimensionamiento de estructuras, análisis costo/beneficio, cambio en los macro procesos, las actividades y procedimientos de cada uno, etc.
En Táctica TI ponemos a disposición de cada uno de nuestros clientes experiencia, transparencia y una metodología que apoyen en la prevención y resolución de conflictos durante esta transición tan importante de una organización como lo es la implementación de un ERP y que la inversión sea aprovechada al máximo.