Los 10 Cambios de la Versión 10

Hace ya unas semanas SAP liberó la versión 10 de SAP Business One, el ERP mejor posicionado en el mercado para la gestión de la Empresa en Crecimiento por la sencillez de uso y el potencial en cubrir los procesos de negocio de las empresas.

Quienes hemos estado trabajando ya algún tiempo con esta herramienta, hemos visto el crecimiento que se ha tenido con el producto y he de reconocer que durante estos años (en mi caso 16 años para ser exactos), SAP hace su prioridad crecer y seguir mejorando el entorno Business One.

¿Cómo logran esto? Recordemos que 2/3 partes de lo que se cobra de mantenimiento va dirigido a la innovación y cambios…sí, es verdad que, cada vez que los partners y los clientes pasamos por el proceso de cobro de mantenimientos sufrimos todos. Sin embargo, si no aprovechamos como clientes estos cambios que nos ofrecen, se diluye un poco el esfuerzo que hace el fabricante por sacar mejoras a los productos. En medio estamos los partners que nos toca dar a conocer estas mejoras y buscar que sean usados por la mayor cantidad de clientes, siempre cuidando la integridad de sus procesos y operación.

Lo que voy a enlistar son los cambios que, a mi consideración, son los más significativos. Aunque dependerá de muchos factores de cada organización, pero estos son los que considero benefician tanto a los clientes como a los consultores por la flexibilidad que se le da al producto.

1. Mejoras en los procesos de aprobación

En la versión 10 los autorizadores van a poder modificar los borradores de los documentos de marketing que se encuentran en estado de pendientes. Esto va a permitir que en lugar de rehacer procesos de autorización y documentos con los cambios que nos piden, podamos en un solo proceso, modificar la información que se requiere evitando crecimiento exponencial de la base de datos (imaginen un documento que pasa por 10 observaciones, en versiones pasadas podría significar hasta 10 documentos borrador).

Adicional a esto, para no perder el control, se agregan campos en el reporte de Informe de Estado de Aprobación para saber quién hizo la última actualización, fecha y hora.

2. Autorización a nivel de pestaña en datos maestros de socios de negocios

Una de las preocupaciones de los clientes y los consultores durante los procesos de implementación de SBO (SAP Business One) es que la información de los Datos Maestros (Clientes, Proveedores, Artículos, Cuentas contables, etc.) permanezca confiable y segura, ya que es la base de la implementación.

En la versión 10 tendremos ahora la oportunidad de dar permisos por pestaña a los usuarios para edición de clientes, proveedores y prospectos. ¿qué significa esto? Que podremos mejorar el perfil de la edición de los datos, por ejemplo, que solo el personal del área de Finanzas edite la sección de asignación de cuentas contables mientras que para el resto no se visualizará esa pestaña.

3. Cambio en el tamaño de formulario en reportes financieros

Cuando trabajamos en los Reportes Financieros (Balanza, Balance y Resultados) estos permanecían de un solo “tamaño” complicando mucho la búsqueda de cuentas contables para su selección, sobre todo en catálogos contables con una longitud de nombres y códigos muy extensos. En esta nueva versión podemos ajustar el tamaño de la ventana para hacerlo más grande, suena sencillo, pero es un cambio que mejora mucho la experiencia de uso del usuario final.

4. Mejora en periodos contables

Cuando estamos en los meses de noviembre y diciembre los clientes que tienen operaciones comerciales con condiciones de pago a 60, 90 o más días el sistema genera el siguiente mensaje cuando modificamos la fecha de vencimiento “La fecha de vencimiento esta fuera del ámbito permitido”. Este mensaje significa que el rango de la fecha de vencimiento debe estar durante los primeros meses del siguiente año.

Ahora bien, es muy común que por corregir este mensaje terminemos generando de forma incorrecta el periodo contable del siguiente año dificultando el cierre del ejercicio del periodo contable afectado.

En la versión 10 tenemos ahora un “candado” que considero evitará muchos dolores de cabeza para el cliente y las áreas de soporte, básicamente es un check en la pestaña de “Periodos Contables” para que cuando creemos el periodo contable nuevo la Fecha de Vencimiento se generé de forma automática hasta el mes que nosotros elijamos del siguiente año.

5. Reporte de pedidos atrasados

El Reporte de Pedidos Atrasados ahora mostrará las facturas de reserva de los clientes con los estados de pagadas totalmente, parcialmente o no pagadas. Esto ayudará para que podamos gestionar y priorizar mucho mejor las entregas de mercancía que tenemos pendientes.

6. Edición de campos de usuario en líneas de documentos

Todos sabemos que una vez que los documentos de SBO están creados, hay campos que ya no pueden editarse, no así la mayoría de los campos de usuario (UDF) que son campos que necesitan mayor flexibilidad.

En las versiones anteriores a la 10, solo eran posibles las ediciones de los campos de usuarios a nivel de encabezados de los documentos; en esta versión podemos hacer esas actualizaciones a nivel línea, lo cual va a permitir una mayor usabilidad para consultores y clientes.

7. Diagrama de Gantt interactivo

En esta nueva versión el Reporte de Diagrama de Gantt ahora no solo será a nivel de visualización sino que podremos directamente mover las fechas de forma gráfica y tendrá una repercusión en los campos de Fecha Inicial o Final de las tareas asignadas.

8. Soporte de varios indicadores en búsquedas formateadas

Quienes hemos estado en implementaciones de SBO, cuando teníamos que hacer actualizaciones a campos por medio de búsquedas formateadas que dependían de varios factores, terminábamos haciendo una configuración en cascada de esas condiciones…y es perfectamente posible, pero dificulta la administración y si hay que cambiar lo que sea es probable que tardemos un tiempo en estabilizarlo.

En la versión 10 ahora podemos en solo una configuración poner esas condiciones haciendo la administración y elaboración más sencilla.

9. Integración con Microsoft Office 365

Siempre hemos podido exportar a Excel, lo cual es una gran ventaja cuando generamos reportes o queremos hacer análisis en esta herramienta, pero ahora podremos exportar a una carpeta de One Drive lo cual habré la posibilidad a utilizar no solo Excel si no todo el potencial de las herramientas colaborativas y de automatización de procesos fuera de SAP que ofrece Microsoft Office 365.

10. Cliente web basado en Fiori

El uso del cliente web va a permitir ahorrar costos y tiempo en instalación de clientes y actualizaciones cuando hay cambios de versión. Ahora con la tecnología Fiori se tiene un diseño mucho más amigable y más enfocado a los procesos comerciales.

Para finalizar solo me gustaría mencionar un cambio a considerar como factor si estás pensando en migrarte a esta versión. La versión 10 solo soporta la instalación del cliente SBO a 64 bits lo cual implica que todos los clientes deberán confirmar que los addons o extensiones de producto y desarrollos que usan, estén preparados para esta versión, hacer las pruebas necesarias y validar si esto tendrá algún impacto en costo para su actualización. Sin embargo, este último punto no debe ser un impedimento ya que tenemos herramientas como son servidores en nube y clientes web que van a permitir reducir este impacto.

En Táctica TI estaremos muy contentos en guiarte si tienes alguna duda de cómo hacer uso de esta nueva versión o de las tecnologías que te permitan ahorrar costos para adoptarla.