¿Qué es ERP?
Por sus siglas en inglés Enterprise Resource Planning o planificación de recursos empresariales, es un software desarrollado para automatizar prácticas de negocio de los diferentes departamentos y actividades que conforman una empresa desde ventas, compras, producción, inventarios, logística, facturación, proyectos y el control contable entre otros.
Algunos de los objetivos más relevantes que se persiguen con la implementación de un ERP son:
- conectar los diferentes procesos facilitando el flujo de datos entre ellos
- concentrar la información recopilada de distintas fuentes
- garantizar la integridad de los datos
- disminuir los retrabajos y/o duplicidad de información
- acceder a la información en tiempo real
- ahorro de tiempo y costos
Tomemos como ejemplo para demostrar el valor de un ERP, el cumplimiento de la entrega de un bien a un cliente. El cliente evalúa distintos proveedores durante un cierto tiempo para decidir por aquel que ofrezca el mejor producto, precio y/o servicio. Esta base de prospectos la maneja cada vendedor en sus cuentas de correo y agendas personales, por lo cual gerencia y dirección no tienen visibilidad de los posibles negocios que se pueden analizar para lograr un cierre. Debido al buen seguimiento del vendedor la cuenta se cierra, sin embargo, el obtener un estatus del pedido se torna complicado de rastrear debido al paso de la información entre los distintos sistemas de cada departamento; en esta ocasión el producto ya no se encuentra en el inventario, porque ha sido surtido en otros pedidos de los cuales el vendedor no tenía visibilidad al 100%.
El vendedor debe hablar con el encargado de almacén para que a su vez coordine con compras el resurtido y una vez que obtenga la fecha estimada, debe negociar con el cliente la nueva fecha de entrega y hablar con facturación para que puedan realizar la nota de crédito correspondiente, lo cual generó una molestia al cliente.
En este escenario juegan distintas variables en donde el ERP puede apoyar en la gestión y control, así como la automatización del proceso, permitiendo que desde que se capta la oportunidad hasta el cumplimiento de la entrega con su proceso de facturación y cobro esté disponible para la gente que debe intervenir en cada momento, que el proceso fluya en tiempo y forma al ver la misma información y poder actualizarla.
Cada ERP se compone de módulos estándar que pueden ser personalizados en mayor o menor medida de acuerdo con las necesidades de operación de cada cliente en diferentes etapas o lapsos de tiempo, teniendo siempre en la mira compartir más fácilmente la información y comunicarse entre sí. Previo a la migración a un sistema integral, cada uno de los departamentos puede tener uno o varios sistemas adaptados para cubrir una necesidad específica, que van desde bitácoras manuales, hojas de cálculo u otros sistemas con bases de datos aisladas.
Una de las preguntas que se plantean los clientes es sí el ERP elegido será lo suficientemente flexible para poder manejar todo tal cual se hace hoy en día. El cliente con la asesoría de la casa consultora debe elegir una propuesta integral que puede estar compuesta de las siguientes recomendaciones:
- Apegarse a las mejores prácticas que brinda el sistema en procesos que puedan adaptarse
- Configurar o personalizar aquellos módulos o secciones en donde estas modificaciones sean relevantes en la operación
- Desarrollar funcionalidades muy específicas para aquellas operaciones que forman parte del core del negocio o bien utilizar extensiones de producto del propio ERP u otras marcas diseñados para la industria, sector y ramo y conectarlas con el sistema principal (algunos de estos productos ya están totalmente integrados)
Las implementaciones de soluciones ERP pueden tornarse complejas y costosas, por ello debe haber claridad en los resultados que se desean obtener y analizar todos aquellos factores a cuidar antes, durante y posterior del proceso.
El seleccionar el ERP correcto y el proveedor adecuado, puede traer a la compañía un retorno de inversión a corto y mediano plazo cambiando la forma en que la que una empresa hace negocios. Con frecuencia llegan a nosotros clientes que no están completamente satisfechos con la solución implementada y/o el proveedor elegidos o que están por elegir, por ello trabajamos en esta plataforma para acercar la mayor información posible que sirva como referencia para poder tomar una mejor decisión.