Las pequeñas y medianas empresas siempre buscan optimizar los procesos, reducir los costos y ganar más eficiencia en las operaciones de producción y servicio. A fin de cuentas, solo alcanzando tales aspectos es posible promover el crecimiento continuo del negocio. La pregunta que queda es cómo lograrlo. En este artículo, contestaremos a esta pregunta presentando las principales ventajas de un sistema ERP.
Para empezar, expliquemos un poco mejor de qué se trata un sistema ERP. El software realiza la gestión integrada y completa de todas las funciones de la empresa en un solo lugar, incluyendo finanzas, inventario, ventas, compras, clientes, proveedores, logística, gestión de entregas, entre otras.
Esta característica, combinada con la centralización de los datos, la unificación de la información de diferentes departamentos y la automatización de procesos, permite a los gestores que monitoreen las diversas actividades y tengan una visión completa de toda la empresa. Esto contribuye a una toma de decisiones más fácil y una gestión más inteligente y estratégica.
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¿Cómo funciona un ERP en la práctica?
Pese a la descripción y presentación del concepto de ERP, es posible que muchos gestores y líderes no puedan ver una aplicación práctica para el sistema. Analicemos entonces un ejemplo de su utilización.
En caso de vender un producto desde su tienda de comercio electrónico, un ERP sirve para generar automáticamente una orden de venta, emitir la factura al cliente y actualizar el inventario reduciendo el artículo vendido. Además, según el nivel de almacenamiento de los productos, el sistema crea una solicitud de compra de nuevos bienes o insumos para la producción de los artículos.
Al mismo tiempo, también se actualizan los registros financieros. Tan pronto como el producto esté separado en el inventario y con el calendario de entrega listo, es posible direccionarlo para su envío. El cliente es avisado en cada etapa para que sepa dónde está el artículo que compró.
Ahora imagina hacer todo este proceso manualmente para cada artículo. Sería un gran esfuerzo en equipo y mucho tiempo invertido. Ahora, con una herramienta como un ERP, es posible evitar errores y fallas en los procesos, garantizar los datos disponibles de un sector a otro en tiempo real y mantener un flujo de trabajo ágil y continuo. Estas son algunas de las distintas ventajas que ofrece un ERP.
Vale la pena mencionar que todas las características del software son aplicables a empresas de todos los tamaños y sectores. En el caso de las PyMEs, el uso de una solución tecnológica puede suponer incluso una gran ventaja competitiva.
Principales ventajas de un sistema ERP para empresas
Ya logramos tener una idea de los impactos positivos de la herramienta en la rutina de las PyMEs. Ahora, vamos a hablar un poco más sobre las ventajas de un sistema ERP para que las empresas obtengan buenos resultados y puedan expandir su operación.
1. Integración de sectores y estandarización de procesos
La automatización, estandarización y organización de procesos permiten la eliminación de controles manuales, hojas de cálculo y anotaciones. De esta forma, es posible minimizar el riesgo de errores y retrabajos en la inserción de información para la gestión de negocios.
Asimismo, con la integración, todos los departamentos tienen fácil acceso a los datos, eliminando duplicidades y conflictos de información, además de facilitar la colaboración.
2. Mayor productividad y optimización del tiempo
Toda esta optimización de procesos e integración promueve un beneficio sustancial con una mayor productividad del equipo y una mejor ejecución de las tareas, ya sea en el ciclo productivo, administrativo o financiero. Además, los empleados ahorran tiempo y pueden realizar actividades más estratégicas.
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3. Reducción de desperdicios y gastos innecesarios
Entre las ventajas de los sistemas ERP, no hay que olvidar la reducción de desperdicios en los procesos internos, gastos de gestión innecesarios y errores. Al identificar cuellos de botella y posibles mejoras en las operaciones, el software minimiza dichos problemas y también ayuda a garantizar la calidad de los productos y servicios.
4. Inventario siempre actualizado
Con un control integrado de ventas, producción y compras, el inventario es uno de los principales beneficiados de las PyMEs con un ERP, especialmente en los sectores mayorista, de distribución y logística. Esto se debe a que es posible mantener el nivel ideal de inventario según la previsión de demanda del consumidor, asegurando la disponibilidad de artículos y evitando altos costos de almacenamiento.
5. Gestión eficiente del flujo de caja
Una de las dificultades habituales de las pequeñas y medianas empresas es asegurar el control del flujo de caja actualizado. Entonces, otra de las ventajas de un sistema ERP es brindar esta gestión de manera rápida y sencilla a partir de la integración de datos de ventas, inventario y compras.
6. Reducción de costos
Con todas las ventajas que mencionamos hasta ahora de los sistemas ERP, está claro que los gestores pueden ahorrar en cada uno de los puntos. Así, las empresas logran ahorrar costos:
• Productivos, con la eliminación de desperdicio de material, reducción de errores y retrabajos, automatización de procesos y modernización de rutinas burocráticas;
• de Mano de obra, debido mejores flujo operativo y gestión de procesos, además de mayor productividad;
• Financieros, con un flujo de caja eficiente;
• de Almacenamiento, con el inventario ideal y mayor eficiencia en el proceso de suministros;
• Eliminación del uso de diferentes sistemas, con todo integrado en un ERP;
• de Logística, entre otros.
7. Supervisión del desempeño en tiempo real
Los sistemas ERP también permiten a los gestores que monitoreen todas las operaciones, procesos, funciones comerciales y desempeño de la empresa en tiempo real. Esto es fundamental para comprobar problemas que afectan al negocio, superar cuellos de botella, potenciales mejoras y, así, incrementar aún más los resultados.
8. Gestión inteligente
Con la información obtenida en tiempo real, el software ayuda a los gestores en un proceso de toma de decisiones más rápido y seguro. Con esto, es posible identificar puntos de atención que deben resolverse rápidamente, nuevas estrategias comerciales o incluso nuevas oportunidades de ventas y crecimiento.
Como resultado, la empresa promueve una gestión más inteligente y tiene ventajas competitivas sobre la competencia.
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Para aprovechar al máximo un sistema ERP, tu pequeña o mediana empresa debe emplear el mejor software del mercado: SAP Business One.
Al brindar una gestión de negocios integrada y completa en una sola herramienta, con automatización de procesos y centralización de datos, SAP Business One ayuda a mejorar los resultados y facilitar el crecimiento de las empresas.
Otra característica importante es la escalabilidad, que permite que el sistema se adapte a cada momento del negocio, en la medida que expande su actuación.
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