Gestión empresarial con un ERP:¿Cómo optimizar el backoffice?
Desarrollar la gestión empresarial con un ERP puede representar innumerables beneficios para los pequeños y medianos empresarios de diversos sectores, tales como las ventas al por menor, al por mayor, distribución y servicios. Ello porque el sistema puede facilitar y optimizar diversos procesos en el negocio internamente.
Entre los aspectos que el ERP puede contribuir a la gestión empresarial, está el backoffice. Este es un importante punto para la gestión interna, desarrollando la organización de manera eficiente y estructurada.
Pero, ¿sabes qué significa backoffice, sus principales desafíos, problemas y cómo el ERP te puede ayudar? Es lo que veremos en este contenido.
¿Qué es backoffice?
El término en inglés ‘backoffice’ se puede traducir, literal, como “oficina trasera”, “oficina de respaldo” o como la “retaguardia del negocio”. Es decir, es lo que pasa como parte de la gestión interna antes de que el producto o el servicio llegue al cliente final. Como por ejemplo, la producción, la gestión de órdenes, la facturación, el flujo de caja, la logística, el inventario, entre otros.
Así, queda claro que el equipo de backoffice actúa como soporte, no entregando servicios relativos al cliente, pero siendo esencial para promover la continuidad de las operaciones.
En este sentido, es importante minimizar los errores en estos procesos y mejorar el control de todos los sectores para ganar eficiencia, reducir costos e incrementar los resultados.
De esta forma, la gestión empresarial con un ERP posibilita ganancias en el backoffice. A fin de cuentas, el sistema es responsable por automatizar, agilizar y facilitar las tareas en diversos procesos, tales como finanzas, compras, ventas e inventario.
Además, la herramienta permite la gestión y el monitoreo de las operaciones y funciones en tiempo real.
¿Cuál es la importancia del backoffice?
Como lo hablamos antes, la responsabilidad del backoffice está conectada directamente a la garantía de la realización de las actividades de las empresas. Por lo mismo, estos profesionales deben ayudar en la prevención de fallas y corrección de problemas que impacten al desempeño del negocio.
Por lo tanto, independientemente del área de actuación del funcionario de backoffice, ya sea financiero, ventas o logística, debe existir un estándar aplicable a todos los ambientes del mismo para la administración de diversos sectores.
Al aplicar la gestión empresarial con un ERP, es posible proveer la estandarización y optimización de los procesos, con la identificación de problemas y mayor agilidad para la toma de decisión.
¿Cómo la gestión empresarial con un ERP supera desafíos del backoffice?
La actuación del backoffice implica desafíos en las pequeñas y medianas empresas y la gestión empresarial con un ERP puede ayudar mucho en este sentido. ¡Conoce los principales retos y cómo el sistema contribuye para resolverlos!
1. Gestión de indicadores
Para monitorear la operación, el desarrollo y los resultados del negocio, los KPIs (indicadores clave de desempeño) y métricas de negocio son esenciales. Pero, no siempre las PyMEs saben cuáles son las mejores a elegir para identificar problemas, caídas de desempeño y posibilidades de mejora.
Para hacer gestión de indicadores de la forma correcta, colaborando con el backoffice de la empresa, el ERP es una solución que se destaca por presentar informes profundizados, análisis interactivos e insights de cómo andan las funciones del negocio. De esta forma, se pueden generar datos unificados en tiempo real, garantizando decisiones más rápidas y con información fiable.
2. Crear procesos estandarizados
La estandarización realmente es un desafío del backoffice, como ya se ha mencionado. Solamente con los procesos estandarizados los gestores pueden automatizar tareas, integrar informaciones y departamentos, compartir datos entre los distintos equipos y sectores. Esto ayuda a crear flujos de trabajo estandarizados, más ágiles y eficientes.
3. Trabajo repetitivo y burocrático
Un gran problema para los profesionales de backoffice es el hecho de que el trabajo, muchas veces, es manual, cansado y burocrático. Para evitar este obstáculo, es necesario invertir en la gestión empresarial con un ERP, ya que el software va a promover la automatización en la empresa, minimizando o incluso eliminando las tareas repetitivas.
Tal aplicación del sistema de gestión provee disminución de errores y retrabajos, mayor calidad, aumento de la productividad, más concentración de los colaboradores en las tareas estratégicas e incluso más satisfacción del equipo.
4. Mejor flujo de trabajo
Además de la estandarización de procesos, el flujo de trabajo siempre puede y debe ser optimizado, acompañando a las nuevas tecnologías y a la transformación digital. Con ello, es posible generar mayor eficiencia y ahorro para las PyMEs.
Luego, los gestores deben poner ojo en los sistemas ERP modernos y flexibles que atienden a sus necesidades con tecnologías innovadoras. La consecuencia generada por el software son mejores resultados para las empresas, siendo un diferencial competitivo y apoyando el crecimiento de los pequeños y medianos negocios.
Principales ventajas en adoptar la gestión empresarial con un ERP
Ahora que ya hemos visto cómo el ERP supera los problemas del backoffice, mira los beneficios de utilizar el sistema en tu negocio:
- Facilidad para monitorear y acompañar las operaciones
- Estandarización y automatización de los procesos
- Gestión integrada y completa, incluyendo gestión financiera, de ventas, inventario, compras, capital humano, servicios, producción, ventas y otros
- Integración y centralización de datos
- Acceso en línea y en tiempo real con solución 100% en la nube
- Toma de decisión más estratégica
- Entre otros
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