¿Cómo implementar un ERP en las PyMEs?
La mayoría de los empresarios de pequeñas y medianas empresas tienen dudas a la hora de mejorar la gestión de su negocio. Dudas sobre el uso, el costo y la implementación de sistemas tecnológicos. Para ayudar a gestores y líderes a que decidan sobre la utilización de estas herramientas, vamos a explicar qué es un ERP y diseccionar el asunto.
¡Vamos!
¿Qué es un ERP?
En primer lugar, es importante comprender el concepto detrás de estas iniciales. ERP significa Enterprise Resource Planning o Planificación de los Recursos Corporativos. Sin embargo, la solución va más allá de la planificación y es algo más profundo.
Para que comprendamos mejor qué es un ERP, vale decir que se trata de un sistema de gestión empresarial integrado y completo, con la utilización de tecnologías inteligentes, de automatización e integración de datos.
El software es responsable por agilizar procesos, facilitar la gestión de diversos aspectos de la empresa, tales como el inventario, las ventas, compras, clientes, y otros, mejorando la gestión financiera, promoviendo la operación y gestión remota, además de generar informes sobre todo el negocio.
De esta forma, es posible eliminar o disminuir de una forma considerable la necesidad de controles manuales, hojas de cálculo y diferentes sistemas para manejar los departamentos, ya que todo estará unificado y estandarizado en el ERP de acuerdo a la madurez del negocio.
Para darte un ejemplo de cómo funciona la integración del ERP, imagínate un equipo de ventas al por menor o distribución que necesite controlar de forma coordinada el inventario y las ventas de productos.
Entonces, cuando el sistema recibe una orden de compra, automáticamente, remueve el artículo del inventario. Y, cuando necesita reposición, el software le avisa al encargado de almacén y/o compras para que el inventario se mantenga con el nivel adecuado de artículos, evitando indisponibilidad o un exceso de almacenaje.
Principales diferencias del ERP en la nube y on-premise
No basta con comprender qué es un ERP. Es importante también que conozcas las diferencias entre ambos modelos de implementación existentes: en la nube y on-premise y subdividido en dos variables: infraestructura y licenciamiento.
ERP on-premise:
En este caso, el sistema se ejecuta dentro de la infraestructura tecnológica de la empresa. Es decir, se ejecuta en el data center de la organización y necesita instalarse en las computadoras de sus usuarios. Con ello, necesita un equipo interno de TI, experto en la personalización de la solución, su mantenimiento y actualización, lo que exige una inversión un poco más grande.
En cuanto a licenciamiento, esta opción se refiere a la adquisición de licencias por usuario del software, cuya propiedad indefinidamente pertenece a la organización. Se realiza una inversión anualizada por concepto de mantenimiento.
ERP en la nube:
En este modelo, el software es hospedado en la nube y la empresa tiene acceso a un ambiente virtual con todas las funcionalidades necesarias para atender a tus necesidades. La solución acompaña diversos mecanismos de protección y seguridad de información, tales como criptografía.
Encima, provee mayor movilidad a todos los profesionales y gestores de la empresa, una vez que es posible acceder a las funciones de negocio y acompañar la operación desde cualquier local con una conexión a internet.
En cuanto a licenciamiento, se puede realizar una contratación por renta mensual, en donde existe escalabilidad (aumento o disminución) y flexibilidad de contratación, ya que puedes añadir más funciones y usuarios siempre y cuando sea necesario.
En resumen puedes elegir entonces por un ERP gestionado con infraestructura propia o en la nube, con un esquema de licenciamiento en compra o renta.
¿Vale la pena el ERP para una pequeña o mediana empresa?
En este momento, tras comprender qué es un ERP, tú, siendo un gestor, líder, director o propietario de una PyME, te debes estar preguntando si es que este tipo de sistema no funciona solamente para grandes empresas, con gran potencial de inversión. ¡Pero la respuesta es no!
Con el sistema ERP, por ejemplo, los gestores pueden tener fácil acceso a las solicitudes pendientes, a las mercancías en inventario, a la lista de proveedores, a las cuentas a pagar, a recibir y a su flujo de caja. Todo esto sin que pierdas tiempo y sin errores.
Así, el ERP genera innumerables beneficios para las pequeñas y medianas empresas, ya que promueve reducción de costos y aumenta las ganancias, haciendo que sea posible que el negocio alcance sus objetivos y proveyendo un alto retorno sobre la inversión (ROI).
Encima, el software es accesible económicamente hablando y puede ser personalizado según las demandas del negocio.
Así, las PyMEs como la tuya pueden iniciar o intensificar su proceso de transformación digital con el apoyo de un software completo para atender a todas tus necesidades, destacarte en el mercado y fortalecer tu crecimiento.
5 principales ventajas del ERP para tu empresa
Entre las primeras ventajas identificadas por los gestores al implementar el ERP, están el aumento de la eficacia y de la productividad, la mejor comunicación entre sectores, la integración y centralidad de la información y la optimización de procesos internos.
Sin embargo, con las diversas funcionalidades y recursos del ERP, es posible que disfrutes aún más beneficios tomando en cuenta estos puntos-clave positivos. ¡Veámoslos a continuación!
1. Automatización de los procesos
Comprendiendo qué es un ERP, ya sabes que uno de los principales puntos tiene que ver con la automatización de procesos, tales como el control de cuentas a pagar y a recibir y la generación de datos e informes. Ello elimina trabajos repetitivos y burocráticos, genera más rapidez en la ejecución de actividades y mejora la calidad de los servicios.
2. Mayor productividad corporativa
Con la automatización e integración, la empresa logra volverse más eficiente y productiva. Además, es posible evitar errores, retrabajos y trabajos en duplicidad, lo que aumenta aún más la capacidad productiva y deja que los colaboradores actúen de manera más estratégica.
3. Reducción de costos operativos
Como hemos visto en los tópicos anteriores, la automatización y el aumento de la productividad ya ayudan a reducir los costos operativos, y el ERP permite que identifiques desperdicios, gastos innecesarios y barreras productivas, dejando la capacidad y la estructura más optimizada y eficiente.
4. Mejor toma de decisiones
Tal como lo hablamos en “Qué es un ERP”, el software de gestión es responsable de generar datos y análisis en tiempo real sobre las operaciones de la empresa. Con ello, los gestores solo necesitan poner en práctica sus creencias y pueden tomar decisiones rápidas, precisas y fiables, garantizando el camino correcto de la organización.
Es decir, son informaciones-clave para servir de base a las estrategias de negocio, la definición sobre nuevas inversiones, el cambio de objetivos, el control de costos, entre otros aspectos.
5. Mayor competitividad de la PyME
Queda claro que, con tantos beneficios, las pequeñas y medianas empresas de diversos sectores pueden llevar a cabo proyectos, productos y servicios con mayor calidad, menor costo y ganancias de productividad. Luego, es posible incrementar tu competitividad y fomentar tu crecimiento en el corto, mediano y largo plazos.
Conoce más ventajas de la utilización del ERP en una PYME:
- Reducción de errores y estafas;
- Mayor seguridad de la información;
- Mejoría en la organización del equipo y de los procesos;
- Gestión financiera rápida y eficiente;
- Control de inventario siempre actualizado;
- Cumplimiento de las obligaciones fiscales;
- Garantía de atención eficiente a los clientes.
¿Cómo implementar el ERP en tu PyME de forma eficiente?
Para instalar el ERP en las pequeñas y medianas empresas con éxito, es necesario seguir algunos pasos básicos. Mira a continuación:
Análisis de las demandas
Como se mencionó al explicar qué es un ERP, el sistema debe cumplir con sus objetivos y demandas comerciales. Por ello, los gestores, antes de implementarlo, deben hacer una planificación completa, comprendiendo las actividades de cada sector, las necesidades de integración, los procesos que necesitan ser optimizados y cómo la herramienta ayudará a superar los problemas operativos.
Elección del modelo ERP
Un paso esencial en la implementación del sistema de gestión corporativa es decidir si se adoptará el modelo en la nube u on-premise. Detallamos ambos al principio del texto, pero conviene recordar que la opción en la nube puede ser más adecuada para las PyMEs.
Evaluación de las soluciones del mercado
Hay varios tipos de ERP en el mercado. Por lo tanto, los gerentes deben investigar para encontrar la mejor solución. Es importante evaluar elementos como la confiabilidad del proveedor, los comentarios de los clientes, la funcionalidad del sistema, las opciones de personalización, la calidad del soporte, las actualizaciones y las mejoras de software.
Entrenamiento del equipo
Para disfrutar de todos los beneficios y funcionalidades de la herramienta, es fundamental proporcionar entrenamientos al equipo de la empresa. De esta forma, la adaptación será más rápida, el uso del software será optimizado y los objetivos serán alcanzados con más eficiencia.
Definición de la agenda de implementación
Por fin, otro aspecto crucial es la agenda de implantación del ERP en las pequeñas y medianas empresas. Al fin de cuentas, el sistema necesita ser instalado correctamente por el proveedor para que su utilización sea exitosa. Entonces, de nada sirve que anticipes etapas en este proceso. Es necesario hacer la implementación desde el estudio de las necesidades hasta el entrenamiento de los usuarios.
Cuenta con SAP Business One y Táctica TI
Ahora que ya sabes todo lo que representa un ERP para pequeñas y medianas empresas, ¿qué piensas de conocer la mejor solución para tu negocio? SAP Business One es la plataforma ideal para automatizar procesos y aumentar la productividad, ayudando en tu crecimiento.
Con implementación rápida, fácil y accesible, con opción 100% remota (es decir, implementación en la nube), el software empieza a operar en días o semanas. El sistema atiende a la legislación mexicana y se apega a las mejores prácticas recopiladas de todo el mundo, además de estar en compliance y garantizar la seguridad de la información.
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