Guía de digitalización de procesos en la PyME
Cuando llegamos a escuchar o leer el término “Transformación Digital” muchas veces imaginamos que estamos hablando de grandes corporaciones con miles de empleados, y que dicha “Transformación” solo será alcanzable cuando mi empresa llegue a tener niveles similares, pero detengámonos un momento; ¿sabemos qué significa la Transformación Digital? ¿Es acaso posible que mi PyME pueda adoptarla? ¿Qué necesito para digitalizar mis procesos internos y por qué debería de hacerlo?
Olvidemos la idea de que la Transformación Digital es el uso de una herramienta tecnológica para ayudarnos a generar información, podríamos decir que la ecuación no está completa solo con esto; definimos la Transformación Digital como el proceso de cambiar radicalmente la forma en cómo operamos nuestro negocio, eso sí, adoptando nuevas tecnologías que nos permitan facilitar nuestro trabajo diario, soportado de herramientas digitales y lo más importante de todo: modificar, cambiar o implementar una cultura corporativa que establezca los lineamientos al cumplimiento de los procesos digitales, buscando la eficiencia operativa y de ejecución de todas nuestras áreas.
Aterrizándolo aún más, hoy en día somos parte de la digitalización de varias industrias que han permitido que ahorremos tiempo o dinero en el proceso; entre tantos ejemplos cotidianos, la compra de productos o servicios en línea, comida a domicilio, trámites bancarios o de gobierno, en este último caso, hay trámites completamente digitalizados sin tener que interactuar con un documento físico en la comodidad de tu hogar.
Ahora llevemos el concepto a nuestras PyMEs, en donde tal vez todavía nuestra forma de trabajar es con base en autorizaciones físicas o en papel, integración de evidencias o formatos, interacción de personas en el proceso de compras – ventas, generación documental, colaboración entre personas o sistemas, todo en su mayoría, automatizable y digitalizable de una u otra manera.
Te preguntarás entonces, ¿cómo hago para digitalizar mis procesos y por dónde empiezo? Aquí te dejo una guía que podrías tomar en cuenta para que tu PyME dé esos primeros pasos en la Transformación Digital sin importar el tamaño o el giro.
- Evalúa y define los procesos esenciales de tu empresa. Enumera los principales procesos dentro de la empresa definiendo el impacto cuantitativo y cualitativo que tienen al interior de esta (hay que establecer que la Transformación Digital empieza de adentro hacia afuera, primero «poner la casa en orden»). Dicha definición nos permitirá saber cuáles serán los procesos que, mejorándolos, podríamos obtener tanto beneficios monetarios como de ahorro en tiempos de operación.
- Generar un plan de acción. Una vez definidos los procesos, debemos generar un plan de acción que pondere los procesos que vamos a digitalizar, así mismo estableceremos fechas compromiso y responsables de la ejecución del plan; hay que evitar el cambio o la digitalización de los procesos de toda la organización al mismo tiempo, empieza por un área a la vez.
- Busca herramientas tecnológicas como medio, no como fin. Identifica las herramientas tecnológicas que se adapten a tu presupuesto pero que te permitan alcanzar las metas de tu plan de digitalización. Recuerda que la tendencia es la colaboración remota.
- Cultura digital empresarial. Debes establecer una persona que sea responsable de inculcar, aplicar y definir los objetivos de la cultura digital en la empresa; debe hacer hincapié en los beneficios que esto traerá para las personas, sobre todo a la organización.
- Analiza los datos. Una vez que vayamos avanzando en la digitalización, hay que recordar que la información es poder, nos ayudará a mejorar y establecer mejores prácticas dependiendo de la frialdad de los datos.
- Involucra a tu cliente. El proceso de Transformación Digital también incluye a tus clientes, ya que te ayudará a darles una mejor atención, más rápida y personalizada, además de tener una comunicación más directa. Podrás identificar qué es lo que buscan y ofrecérselos de forma inmediata. Integra tus redes sociales al proceso de digitalización.
La evolución de tu negocio dependerá de poder dar mejores servicios o productos a tus clientes, mejorar tiempos de atención y operación, esto se logrará si tus procesos internos son eficaces y eficientes. La Transformación Digital te permitirá más colaboración, reducir tiempos de operación y junto con herramientas digitales, facilitar a los colaboradores sus tareas diarias, sobre todo, encaminarlos a la cultura digital.