La implementación de un sistema ERP en una empresa es una decisión muy importante, ya que requiere una inversión de recursos tanto humanos como financieros.
Entre todos los planteamientos que surgen al iniciar un proceso de evaluación, se deben tener muy claras las necesidades de la compañía, tomando en cuenta que usualmente este tipo de implementaciones son el detonador de una transformación digital continua.
En Táctica TI, consideramos que existen 5 factores que son clave para la implementación de un sistema ERP exitosamente:
- Definir el alcance del proyecto
- Seleccionar al proveedor correcto
- Manejar la resistencia al cambio, logrando el compromiso desde la dirección
- Seleccionar al equipo de usuarios clave por proceso
- Planificar y ejecutar correctamente la migración de sistema
Las implementaciones de soluciones de ERP pueden tornarse complejas y costosas, por ello debe haber claridad en los resultados que se desean obtener y analizar todos estos factores que se presentan antes, durante y posterior al proceso, por ello los detallamos a continuación:
1. Definir el alcance del proyecto
En la implementación de un sistema ERP, buscar ser claro y validar el detalle del alcance, deben ser las primeras tareas a realizar por parte de la casa consultora y el cliente respectivamente. El cliente debe tomar el tiempo suficiente para llevar un proceso comercial, en el que idealmente exista un primer levantamiento general en los departamentos y/o procesos clave.
Lo más recomendable es realizar la gestión de procesos con todos los departamentos, aunque no vayan a integrarse en el ERP, para que el consultor comercial pueda definir en conjunto al cliente lo que se incluirá o no en la propuesta a nivel general.
La particularidad generalmente se detallará posterior al cierre de la propuesta, con el consultor experto asignado al proyecto y posterior a un análisis detallado con los usuarios responsables de cada departamento. Este será el momento de definir los requerimientos no prioritarios que se llevarán a una segunda fase de proyecto.
2. Seleccionar el proveedor correcto para implementación de un sistema ERP
El precio se convierte en un factor preponderante al momento de elegir una propuesta, sin embargo, es de suma importancia seleccionar al proveedor adecuado para contar con una asesoría de calidad, evitar una mala implementación, perder la confianza en el producto y mal invertir el dinero de la empresa.
Entre los puntos recomendados a validar con cada proveedor deben estar:
- Trayectoria en el mercado y experiencia en la industria;
- En caso de no contar con experiencia suficiente o existente en la industria, es importante validar la metodología de implementación para asegurar un proceso de calidad en cada fase, en donde el proveedor se comprometa a cumplir con las fechas y expectativas esperadas;
- Evaluar su estructura tecnológica y equipo humano para brindar un servicio adecuado
- Elegir más que a un proveedor, a un socio que esté interesado en mantener una relación a largo plazo, en el que exista un compromiso para apoyar en el crecimiento de la compañía.
3. Manejar la resistencia al cambio, logrando el compromiso desde la dirección
El factor humano es esencial en esta transformación. Un cambio hacia un ERP puede generar diferentes sentimientos en los miembros de la organización que pueden ir desde el miedo, la ansiedad, la frustración; todo derivado de diferentes condiciones individuales o colectivas propias del ser humano.
Dependiendo de la experiencia o conocimiento del personal de una empresa, la percepción puede ser distinta, así como el nivel de aceptación o rechazo. Para ello es importante que exista un canal claro y definido de comunicación, además de una habilidad por parte del equipo de la casa consultora para apoyar en la transición para mostrar las ventajas que el sistema ERP traerá a su trabajo y que no representa una amenaza.
Resulta primordial que en este proceso exista un fuerte involucramiento por parte de la dirección, ya que dentro de la organización será la única capaz de hacer que las cosas sucedan, desde la asignación de los recursos hasta el cumplimiento de las tareas comprometidas en tiempo y forma.
Este involucramiento no significa asignar la mayoría de su tiempo a la implementación de un sistema ERP, sino otorgar la autoridad y apoyar en la conciliación de temas a aquella persona que sea designada líder de proyecto.
4. Seleccionar al equipo de usuarios clave por proceso
Como se mencionaba en el punto anterior, al seleccionar al líder de proyecto se debe pensar en aquella persona con mayor conocimiento en la operación y con el suficiente criterio para poder decidir el momento para involucrar a la dirección (en caso de que no sea él el líder de proyecto).
Deberá elegirse también un equipo conocido como usuarios clave, que son personas muy eficientes, que conocen a detalle la operación de sus procesos, con espíritu crítico y voluntad de cambio a favor del departamento y la organización, pensando siempre en la mejora de los procedimientos más allá de los intereses personales.
Este equipo y el líder de proyecto serán quienes tomen las decisiones del rumbo y diseño de los procesos montados en la solución bajo la asesoría de la casa consultora. Este conjunto de personas será el responsable de capacitarse y transmitir el conocimiento a los demás miembros de la organización, ya que posterior a la puesta en marcha operarán como el soporte inmediato en la operación del día a día.
5. Planificar y ejecutar correctamente la migración de sistema
El plan del proyecto se convierte en uno de los instrumentos principales para controlar las etapas de la implementación de un sistema ERP, puesto que tanto el cliente como la casa consultora definen las actividades y fechas compromiso de ambas partes.
Desde esta definición y sobre cada avance se debe ser muy transparente y comprometidos respecto a las fechas acordadas, para evitar un desfase que pueda comprometer el presupuesto y éxito del proyecto.
Para cada etapa (análisis, configuración, pruebas, capacitación y puesta en marcha) deben existir controles documentales y reuniones que apoyen a verificar que el camino que se ha seguido es el correcto y en caso de que se detecte algún cambio permearlo con el equipo interno y la casa consultora para encontrar en conjunto las mejores opciones de solución.
El camino de la incorporación de un ERP debe estar dotado de la información necesaria para mitigar los posibles riesgos, sin embargo, se debe buscar en todo momento ser realista con las expectativas, conocer las bondades y limitantes que ofrece la solución, funcionalidades específicas y cómo puede adaptarse a las particularidades de la organización.
Por lo cual la casa consultora tiene la responsabilidad de ahondar en los temas que sepa son un reto en la implementación de acuerdo con la industria así como el cliente debe preguntar todo y no dar nada por sentado.
Cómo Táctica TI puede ayudar en la implementación de un sistema ERP
En Táctica TI, tenemos una amplia experiencia en la implementación de SAP Business One, el mejor sistema ERP, así que la atención y su completa funcionalidad están garantizadas. Con servicios para consultas, licencias, desarrollo de proyectos y soporte a todos los clientes, nos ocupamos de todas tus exigencias.
Desarrollamos proyectos personalizados y consultoría estratégica, además ofrecemos licencias cloud y on-premise. Somos expertos en pequeñas y medianas empresas. Integramos otras soluciones de TI, como Power BI y Microsoft 365.
Contáctanos y empieza la implementación ahora mismo!
