Tratemos de ejemplificar con un caso que seguramente a todos nos ha pasado.
Imagina lo siguiente:
Como cada lunes de inicio de mes, las diferentes áreas de la organización se reúnen para revisar los resultados del mes que cierra, lo que se espera en el resto del año y también es corte de trimestre.
Llegan todas las áreas con sus respectivos informes : ventas, finanzas, compras, operaciones y sistemas (que además de sus informes fue invitado por si algo no cuadraba). Cada una de estas áreas preparó su propio reporte con los datos uniendo varias fuentes:
- gran parte de la información proviene de su sistema ERP (véase ¿qué es ERP?)
- el siempre confiable Excel que todos usamos para «evitar la falla» o “ajustar” en el último minuto el que haga falta
- el último número que salió en la junta con los respectivos equipos de trabajo
- el presupuesto que está gestionado por finanzas y ventas
Durante la junta (ya sabemos todos esas juntas de dirección tensas en momentos y sobre todo cuando los números no cuadran) dirección se da cuenta de dos cosas:
- las ventas que presentan los departamentos de ventas y finanzas no son los mismos números y no saben por qué, si siempre deberían coincidir
- uno de los conceptos de gastos se elevó de forma considerable de un mes a otro
Como es esperado, dirección solicita el detalle de la información y explicaciones del por qué no cuadran los datos. En ese momento justo donde se requiere exactitud para analizar y tomar decisiones (Ley de Murphy), se debe acudir a una revisión manual de todas las fuentes de información para encontrar las inconsistencias. La reunión se torna tensa, la confianza de dirección baja hacia sus sistemas y equipos de trabajo y posteriormente llegan a las siguientes conclusiones:
- La discrepancia entre la información de ventas y finanzas fue generada por un error de dedo en el “siempre confiable Excel”
- El registro excedente del gasto evidenció una falta de congruencia en los procesos de autorización de los gastos con las restricciones de acuerdo a política en el ERP, cometido por un usuario en proceso de capacitación
Habiendo presentado nuestro caso, mostraremos los beneficios de implantar una solución de Business Intelligence o Analítica de Datos.
PROPORCIONA UNA SOLA VERDAD
Lo primero a realizar en un proyecto de Analítica de datos es establecer las fuentes de información para ser explotadas y consultadas por todos, los indicadores que se desarrollan parten de estas fuentes, son expuestas a los usuarios y las fuentes de datos pueden ser desde el ERP, Excel, archivos de texto plano, Access u otras bases de datos, etc., siempre y cuando se establezca que esa información es la correcta.
ESTANDARIZA LA FORMA DE GENERAR LOS REPORTES
Institucionalizar los reportes, la misma forma de ver los datos siempre ayuda a detectar desviaciones de manera más sencilla.
DEMOCRATIZA LOS DATOS Y REPORTES
Una vez que se generan los reportes y perfiles específicos para cuidar los datos sensibles por departamento, estos pueden ser consultados por las personas adecuadas, pueden visualizarse desde cualquier navegador o dispositivo móvil sin necesidad de solicitar el reporte de a finanzas o costos.
INFORMACIÓN OPORTUNA
Si todos los usuarios de la junta (bajo sus perfiles) hubieran visto la misma información en el tiempo que ocurre, el error en el proceso de autorización de los gastos se hubiera detectado y corregido de inmediato desde el ERP, sin esperar un mes acumulando transacciones. Incluso, las herramientas de Analítica de Datos como Power BI pueden enviar correos electrónicos cuando algunos rubros excedan el presupuesto o el umbral especificado.
INFORMACIÓN OPORTUNA = DECISIONES OPORTUNAS
Las soluciones de Inteligencia de Negocios están enfocadas para el tomador de decisiones, permitiendo “ver” la totalidad del negocio con Indicadores claves de lo general a lo particular, para que los mandos medios y altos tengan la oportunidad de tomar acciones dirigidas al control y éxito del negocio.
Reporte de Razones Financieras Táctica TI.
Esta información la tienes en el momento que requieres, con los datos actualizados a corte de día u horas de tu fuente de datos, todos viendo la misma información pero de diferentes áreas de la empresa o desde distintas perspectivas de negocio.
Eso es lo que hace a grandes rasgos una solución de Inteligencia de negocios.
En Táctica TI nos especializamos en este tipo de proyectos, convencidos de los beneficios que aporta a la empresa en crecimiento y que cada vez están más al alcance. Los proyectos de Inteligencia de Negocios los hacemos conjuntamente con las organizaciones para que su adopción sea sencilla, cuidando de no encarecerlo, ni que tome tiempo demás implantarlo, además de ofrecerte una solución que te permita el control completo del negocio con los indicadores claves por departamento enfocados en tu industria.
