Cómo desde la administración de procesos se promueve el ahorro de costos en las PyMEs

Los pequeños y medianos empresarios siempre están buscando las diversas maneras de disminuir costos en el proceso de crecimiento. Una de las principales maneras en la que pueden reducir los gastos es por medio de la administración de procesos, la cual es una metodología que al ser bien aplicada podrás hacer que tu empresa crezca de manera vertiginosa. 

Esto te ayuda a reducir los gastos y aumenta la rentabilidad ayudándote a mejorar la comunicación. Por eso, es tan importante hacer el uso correcto de la administración de procesos y a que nada, debes conocer a fondo cada una de las ventajas que te ofrece.

Ventajas de la administración de procesos para las PyMEs

Una de las principales ventajas que te ofrece la gestión de procesos es que la misma reduce por completo los desperdicios tanto en dinero, tiempo y esfuerzo, lo cual es esencial para que una empresa pueda crecer. 

Todo esto, gracias a que te permite tener todos tus proyectos organizados. Los procesos se escanean y se analizan al punto de poder entenderse, así será mucho más fácil poder visualizar los obstáculos para corregirlos. 

Por otra parte, la administración de procesos te permite tener mayor visibilidad y control. Primero debes hacer un mapeo, modelado, optimización y ejecución de un proyecto para ver su factibilidad y con el resultado obtenido podrás evaluar si es posible ejecutarlo y las garantías de ganancias que te ofrece. 

Cabe destacar que, con este sistema no tienes que estar probando proyectos y generando pérdidas monetarias, sino que se hace un estudio principal y de ser ventajoso se ejecuta. Esto, como pequeño o mediano empresario, te permite estar siempre un paso adelante.

Cuando se automatizan los procesos, tendrás resultados mucho más eficaces. Por ende, una vez que todo el proyecto esté automatizado, puedes pasarlo simultáneamente a todo tu equipo de trabajo y así podrás tener mucho más orden. 

Pasos para mejorar la administración de procesos

Si encuentras que tienes algunos problemas en tu gestión de procesos, debes seguir estos pasos para que puedas mejorarlos:

Mapear el proceso

Una vez que hayas tomado la decisión de mejorar tu gestión de procesos, debes documentar cada paso haciendo uso del flujo o del diagrama de carril. Cuando uses estas herramientas, verás el proceso desde un mejor ángulo para que puedas corregir los errores cometidos. 

Analizar el proceso

Debes hacer uso de tu diagrama de flujo para hacer una investigación profunda de los problemas que se presentaron dentro del proceso. Puedes considerar las siguientes preguntas:

¿En dónde se frustran los miembros del equipo o los clientes?

¿Cuál de estos pasos crea un cuello de botella? 

¿En dónde suben los costos y  baja la calidad?

¿Cuál de estos pasos requiere más tiempo o causa más retrasos?

Rediseñar el proceso

Una vez que ya tengas una vista de todos los problemas, debes rediseñar tu proceso, para así, eliminar los problemas que has identificado. Es mejor trabajar con las personas que están directamente involucradas en el proceso. 

Sus ideas pueden revelar nuevos enfoques y, además, es más probable que acepten el cambio si han participado en una etapa temprana.

Adquirir recursos

Ahora necesitas asegurar los recursos e innovaciones que necesitas para implementar el nuevo proceso. Enumera todo lo que necesitarás para hacerlo. Esto podría incluir orientación de los gerentes senior o de colegas de otros departamentos, como TI o Capital Humano. 

Implementar y comunicar el cambio

Es probable que mejorar tu proceso empresarial implique cambiar los sistemas, equipos o procesos existentes. Por ejemplo, es posible que se deba adquirir un nuevo software, contratar a un nuevo miembro del equipo u organizar la capacitación para sus colegas.

Implementar tu nuevo proceso podría ser un proyecto en sí mismo, así que planifica y administra esto con cuidado. Asigna tiempo para lidiar con los problemas iniciales y considera ejecutar un piloto primero para verificar si hay problemas potenciales.

SAP Business One como herramienta indispensable en la administración de procesos

Existen plataformas que te ayudan a mejorar tu administración de procesos y una de estas increíbles herramientas es SAP Business One enfocada en las empresas en crecimiento. La misma cuenta con más de 15 años en el mercado mexicano y con socios tecnológicos como Táctica TI, ofreciendo transformación digital y ayudando  a conseguir la manera más óptima y rápida de personalizar tu proyecto. 

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