Cada vez que una empresa ha decidido evaluar la incorporación de un ERP (vea blog ¿Qué es ERP?), el precio suele ser el factor decisivo, por lo que se vuelve importante ahondar en su composición, así como los costos ocultos que deben evitarse.
La definición del costo de un ERP dependerá de distintos factores como el tamaño de la empresa, número de usuarios que utilizarán el software, requerimientos de personalización asociados directamente con la complejidad de los procesos y si invertiremos en infraestructura propia o rentada.
En cuanto a su composición existen 4 variables a considerar: software, hardware, servicios de consultoría y mantenimiento.
Hardware
En este rubro se consideran servidores, licencias de sistemas operativos, preparación de un espacio o site exclusivo para resguardar este equipo físico adicionando costos como cableado, UPS’s, sistemas de seguridad, extinción, refrigeración, así como su puesta en marcha. Si optamos por un ERP en la nube, un tercero es quién se encarga de estas inversiones constantes y de entregarnos el servicio a través una renta mensual asegurando tanto los datos como la constancia en el uso.
Software
Este es el costo más transparente para el cliente y a su vez el más variable dependiendo del número de usuarios que utilizarán la solución. En el caso de una solución On Premise, la empresa adquiere las licencias del fabricante a precio completo a través de un intermediario o casa consultora, convirtiéndose en parte del activo de la organización mientras que en una solución On Cloud o la nube, el costo se incorpora al esquema de renta del hardware, permitiendo aplanar la curva de inversión inicial.
Servicios de consultoría
Es la parte más costosa e importante dentro del presupuesto total. El consultor o equipo de consultoría que te sea asignado será quien lleve a cabo el proceso de implementación desde el análisis, diseño y puesta en marcha. El costo de estos servicios estará relacionado directamente con el grado de personalización que la empresa requiera, por lo cual en cuantos más procesos y funciones personalizadas se necesiten, aumentará el requerimiento de horas consultor para adaptarlo a tu empresa y sector. Es por ello que elegir al proveedor adecuado se vuelve fundamental.
Mantenimiento
Una vez instalado, se requieren realizar ciertas tareas como actualizaciones, corrección de fallos puntuales y solución de incidencias técnicas. Este rubro puede oscilar entre 15 y 30% del precio de lista del producto hablando de una solución On Premise, ya que para On Cloud se encuentra incluido en la renta mensual.
El análisis de la distribución, variación, ventajas y desventajas entre cada tipo de solución será realizado en futuros contenidos.
Costos ocultos en un ERP
Por cada una de las variables descritas anteriormente, existen costos que pueden pasarse por alto y que pueden alterar en una proporción importante y significativa el presupuesto establecido.
Asociados al hardware
Al elegir una implementación On Premise, en donde la infraestructura está a cargo del cliente, se debe evaluar el software con el que se cuenta más el que se adquirirá para poder determinar si es necesario adquirir más de un servidor, tener ejecuciones ágiles y contar con el recurso financiero y técnico para poder escalar cuando sea necesario.
El mantenimiento de todos los componentes físicos, reparaciones y actualizaciones (en promedio cada 3 años) debe trazarse en el horizonte financiero.
En un esquema Cloud lo anterior mencionado es innecesario y pueden reducirse la mayoría de los costos que representan la mayor inversión.
Asociados al software
Se deben considerar costos como licencias de sistemas operativos, dispositivos de almacenamiento de información y licencias del gestor de la base de datos en donde se almacenará toda la información ingresada en el ERP. Respecto al último concepto, para gestionar una base de datos se necesita un conocimiento más técnico y profundo por lo que la empresa deberá invertir en personal calificado o subcontratar a una empresa de sistemas interna, ya que muchas veces una empresa solicita a su personal que atiende el hardware, resuelva los problemas asociados con software, siendo este un campo distinto con una especialización particular.
Asociados a los servicios
Al evaluar un ERP es necesario conocer la flexibilidad y capacidad de adaptación, ya que un buen sistema de gestión deberá adaptarse a las necesidades actuales y futuras de la empresa y no al revés.
Cuando un ERP no se adapta, obliga a la empresa a apegarse a procesos estándar, repercutiendo en un cambio de procesos y procedimientos que, al ser poco viables, generan ineficiencias, retrabajos o demoras en flujos donde tal vez no existían conflictos e incluso puede llevar a la empresa a tomar la decisión de no seguir trabajando con la solución.
Al comparar propuestas de implementación, el alcance debe ser claro y equivalente para tomar la mejor decisión, puesto que el principal costo adicional suele ser el aumento de horas de consultoría, moviendo totalmente el presupuesto asignado y autorizado.
Asociados al mantenimiento
De acuerdo con el contrato de servicio de cada casa consultora, se encontrarán incluidos ciertos servicios de consultoría, por el contrario, otros para incorporar nuevas funcionalidades, se deberán considerar como inversiones a futuro de acuerdo como vayan surgiendo. En ocasiones las empresas optan por incorporar a un especialista para que se encargue de estos nuevos proyectos de forma interna.
La adopción de un ERP debe ser valorada a largo plazo, pensando en un horizonte promedio de retorno de inversión de 2 años una vez implementado. Aquellas empresas que optan por realizar un proceso de evaluación serio y a detalle, podrán mejor su eficiencia con mayor velocidad, los costos, aumentar el rendimiento de los colaboradores y la calidad en los procesos operativos.
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