Microsoft Office 365 como Herramienta Colaborativa

En este blog vamos a platicar de la herramienta colaborativa de Microsoft y cómo con la llegada de las nuevas tendencias de Transformación Digital y las tecnologías asociadas a ellas, enfocó sus esfuerzos en integrar distintos servicios en una sola plataforma en nube con las ventajas de colaboración que ello conlleva.

Office 365 nace de la necesidad de llevar la colaboración empresarial al siguiente nivel, en el que se puedan generar documentos o procesos que faciliten el trabajo en equipo, incrementando la interacción entre todas las áreas de la organización eliminando las barreras que a veces se formaban por falta de información en tiempo real. 

Para conocer a grandes rasgos lo que nos ofrece Office 365 vamos a agrupar las herramientas por los objetivos que persiguen: 

• Aumento en la Productividad

Aquí encontrarás las aplicaciones clásicas de Office como son Word, Excel, PowerPoint, pero con la ventaja de las herramientas colaborativas, te permitirán compartir los archivos (OneDrive) y hacer ediciones en tiempo real con tus compañeros de equipo, ya sea en tu laptop de forma local o en la nube.

También podrás interactuar con tu equipo de trabajo en Teams, llevar a cabo videoconferencias y compartir notas de la reunión sobre la misma plataforma que, además, se enlaza con el correo electrónico (Outlook y Exchange) de los equipos de trabajo y te permiten ver disponibilidades de horarios de reunión, así mismo integrar planes de trabajo, reportes sobre indicadores de tu negocio o proyecto, o integrar con aplicaciones hechas en PowerApps. 

• Ahorro en Tiempo y Aumento de Control 

Digitaliza y automatiza todos los formularios y encuestas que usas en la empresa o que envías a tus clientes (Forms) facilitando y ahorrando tiempos en tu equipo de trabajo, puedes incluso automatizar los procesos de negocio, así como tareas repetitivas o que requieren cierta actividad manual (Power Automate), por ejemplo, autorizaciones de documentos a distintos niveles. 

Adicional a esto podrías, por ejemplo; generar aplicaciones móviles o web que ayuden a generar soluciones para tus colaboradores sin necesidad de comprar herramientas adicionales (PowerApps). Si necesitas planear tus tareas o proyectos (Planner), hazlo de forma sencilla y colaborativa, inclusive podrás involucrar a clientes o personas externas a la organización si así lo requieres.  

Con lo anterior, puedes potencializar el uso de lo que ya tienes sin necesidad de adquirir nuevos programas o licenciamientos por separado. 

• Seguridad 

Office 365 cuenta con seguridad fácil de administrar, lo que te permite gestionar  permisos por dispositivos, por carpetas, por edición de archivos, puedes generar roles o equipos de trabajo para que cada quién tenga disponible lo que requiera. Además puedes conectarte a fuentes externas por medio del Secure Gateway, que cifra la información que viaja hacia la nube.

Ahora imaginemos Office 365 en acción: 

El área de Recursos Humanos tiene publicados (Sharepoint) los formatos de contratación de seguros de gastos médicos por empleado (Forms), cada empleado puede entrar a su sitio y llenar los datos necesarios con estricta confidencialidad, una vez que RRHH tiene la contratación completa vía correo electrónico, les llegará un aviso a los colaboradores para que descarguen su carátula del Seguro de Gastos Médicos Mayores (programado en Power Automate). 

O bien podemos tener una colaboración estrecha entre las áreas técnicas y administrativas (tanto de nuestros clientes como de nuestro equipo de trabajo) para darle seguimiento a los proyectos (Planner) y sus distintas aristas, midiendo con indicadores precisos de los avances de los mismos proyectos o de productos que la misma empresa produzca o comercialice (Power BI), con esto, la alta dirección podrá tener los elementos necesarios para tomar las decisiones que más le convengan a la organización. 

Hoy en día, se requieren integraciones a nuestros ERP (ver entrada en nuestro blog ¿qué es un ERP?) con otras fuentes de información que permitan tener una visión completa y clara del negocio, por lo que la plataforma de Office 365 ofrece formas de integración con herramientas como Power Automate que permite la conexión a varias fuentes de información generando procesos que faciliten tareas automáticas de validaciones y recordatorios. 

Como podrás ver las herramientas que tenemos a disposición son varias y con capacidades específicas que en combinación podrían ayudarnos a continuar o potencializar el proceso de Transformación Digital que seguramente estas viviendo en tu empresa.

En Táctica TI te podemos ayudar con este proceso y con los beneficios que te puede ofrecer Office 365, contáctanos.